Wiele osób prowadzących biznes, szczególnie na początku swojej działalności, zadaje sobie pytanie, dlaczego mimo zysku, ich konto w banku nadal jest puste. Odpowiedź na to pytanie jest prosta – zysk nie równa się gotówce. Zysk to różnica pomiędzy przychodami a kosztami, podczas gdy gotówka to faktycznie pieniądze, które znajdują się na naszym koncie bankowym. W tym artykule dowiesz się, co zrobić, aby zysk w Twojej firmie przekładał się na realne pieniądze na Twoim koncie.
Zrozumienie różnicy między zyskiem a gotówką
Pierwszą rzeczą, którą musisz zrozumieć, jest różnica między zyskiem a gotówką. Zysk to kwota, która pozostaje po odjęciu wszystkich kosztów od przychodów. Gotówka natomiast, to faktycznie pieniądze, które znajdują się na Twoim koncie bankowym. Zysk nie oznacza, że masz pieniądze w kieszeni, ponieważ większość kosztów, takich jak wydatki na zapasy, inwestycje, koszty stałe, wynagrodzenia itp., musi zostać uregulowana, nawet jeśli zysk na papierze jest wysoki.
Możesz mieć zysk, ale brakuje Ci gotówki, ponieważ:
Płatności od klientów nie wpłynęły jeszcze na Twoje konto bankowe
Jeśli Twoi klienci mają zaległe płatności, zysk może być tylko na papierze. Nawet jeśli na koniec miesiąca Twoja księgowa wyliczy zysk, jeśli Twoi klienci nie wpłacili jeszcze swoich faktur, to w rzeczywistości nie masz dostępnych pieniędzy. Dlatego ważne jest, aby monitorować płatności od klientów i zawsze wysyłać im przypomnienia o zaległych płatnościach.
Wydatki poniesione przez firmę
Jeśli masz koszty, takie jak zakup nowych zapasów, inwestycje w rozwój firmy, wynagrodzenia pracowników, to oznacza, że Twoja firma poniosła koszty. Te koszty muszą zostać uregulowane, nawet jeśli Twoja firma ma zysk. Wiele firm wpada w pułapki, gdy zaczynają tracić kontrolę nad kosztami, ponieważ wydają więcej, niż zarabiają. W tym przypadku, mimo że firma ma zysk, może być niewystarczający, aby pokryć wszystkie koszty i zapewnić płynność finansową.
Analiza kosztów
Aby lepiej zrozumieć, gdzie są Twoje pieniądze, musisz przeanalizować swoje koszty. Możesz to zrobić, przy użyciu tzw. analizy kosztów. Analiza ta pozwala na określenie, ile kosztuje każdy produkt lub usługa, jakie są koszty związane z ich produkcją lub świadczeniem oraz jakie są koszty stałe firmy.
Analiza kosztów składa się z kilku etapów. Pierwszym z nich jest identyfikacja kosztów związanych z produkcją lub świadczeniem usług. Należy uwzględnić tu koszty materiałów, paliwa, energii, wynagrodzenia pracowników, koszty związane z wynajmem lokalu, marketingiem itp. Po określeniu kosztów związanych z produkcją należy przeanalizować koszty stałe firmy, takie jak koszty związane z administracją, ubezpieczeniem, podatkami itp.
Kolejnym etapem analizy kosztów jest podział kosztów na bezpośrednie i pośrednie. Koszty bezpośrednie są bezpośrednio związane z produkcją lub świadczeniem usług, takie jak koszty materiałów, wynagrodzenia pracowników czy koszty energii. Koszty pośrednie są kosztami, które nie są bezpośrednio związane z produkcją lub świadczeniem usług, takie jak koszty wynajmu, marketingu, ubezpieczenia, podatków itp.
Po podziale kosztów na bezpośrednie i pośrednie możesz przeanalizować ich proporcję w kosztach całkowitych. Jeśli koszty bezpośrednie stanowią dużą część kosztów całkowitych, możesz zastanowić się nad poszukiwaniem tańszych materiałów lub sposobów ich pozyskiwania. Jeśli koszty pośrednie stanowią dużą część kosztów całkowitych, możesz zastanowić się nad zmniejszeniem kosztów administracyjnych lub marketingowych.
Analiza kosztów pozwala na dokładne określenie kosztów związanych z produkcją lub świadczeniem usług oraz kosztów stałych firmy. Dzięki temu możesz lepiej zrozumieć, gdzie są Twoje pieniądze i jak możesz je oszczędzać.
Kontrola kosztów
Po dokonaniu analizy kosztów, możesz przejść do kontroli kosztów. Kontrola kosztów to proces monitorowania i kontrolowania kosztów firmy, aby utrzymać je na jak najniższym poziomie. Kontrola kosztów pozwala na zapobieganie nadmiernemu wydawaniu pieniędzy oraz na lepszą kontrolę nad kosztami związanymi z produkcją
Istnieją różne narzędzia i programy do monitorowania finansów, które mogą pomóc Ci w tej dziedzinie. Możesz wybrać tradycyjną formę prowadzenia ksiąg ręcznie lub skorzystać z programów online, które automatycznie pobierają informacje z Twojego konta bankowego i kategoryzują je na różne wydatki.
Podsumowanie
Prowadzenie firmy to nie tylko kwestia oferowania dobrej usługi lub produktu, ale również umiejętności zarządzania finansami. Dzięki wiedzy na temat bilansu, zysku i strat, analizy kosztów oraz monitorowania finansów, możesz zwiększyć swoje zyski i lepiej zarządzać swoją firmą.
Pamiętaj, że dobrze prowadzone finanse to podstawa każdej udanej działalności gospodarczej. Jeśli nie czujesz się pewny swoich umiejętności w tej dziedzinie, warto rozważyć skorzystanie z pomocy specjalisty lub uczestnictwo w szkoleniach z zakresu zarządzania finansami.
